Personvern Sommerfjordskolen

Innledning

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. For Sandefjord kommune er det viktig at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.

Denne personvernerklæringen informerer deg om hvordan Sandefjord kommune behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du og ditt barn har i påmeldingsportalen for sommerskolen (Sommerfjordskolen). Personvernerklæringen sier også noe om hvordan vi tar vare på disse opplysningene, hvor vi lagrer dem og hvor lenge.

I forbindelse med Sommerfjordskolen er det nødvendig å innhente et minimum av personopplysninger for å kunne tilby en god og forsvarlig tjeneste.

Rutiner som er gjennomført før iverksettelse av påmeldingsportalen til Sommerfjordskolen

  • Det er inngått en databehandleravtale med leverandøren. Databehandleravtalen inneholder informasjon om hvordan leverandøren behandler personopplysninger på vegne av kommunen og hvordan sikkerheten ivaretas.
  • Det er vurdert om opplysningene som behandles er sensitive opplysninger og om det er behov for særskilte tiltak med tanke på tilgangsstyring, pålogging og lagring.

Hvorfor behandler vi dine personopplysninger?

Sandefjord kommune samler inn og behandler personopplysninger som er nødvendige for å gjennomføre Sommerfjordskolen. Dette omfatter først og fremst tilrettelegging for dialog samt informasjon til deg som foresatt om ditt barn har fått tildelt plass og nødvendig informasjon om kurset, som f.eks. oppmøtested og -tid.

Dersom Sandefjord kommune skal behandle personsensitive opplysninger, som f.eks. at ditt barn har allergi eller andre behov Sommerskolen må vite om, må du gi samtykke til at slik informasjon samles inn. Det er frivillig å gi fra seg slike opplysninger, og du skal få informasjon om hva som er formålet med behandlingen. Dette samtykket kan når som helst trekkes tilbake. Sommerfjordskolen samler ikke slike opplysninger som del av påmeldingen, men du kan bli bedt om å oppgi dette ved eventuell tildeling av plass til ditt barn.

Grunnprinsipper for behandling av personopplysninger

Vi har flere grunnleggende prinsipper som gjelder hvordan vi skal håndtere personopplysningene dine:

  • Opplysningene skal behandles lovlig, rettferdig, korrekt og med åpenhet.
  • Opplysningene skal behandles konfidensielt, vernet mot utilsiktet endring og være tilgjengelige.
  • Opplysningene som lagres er kun de som er nødvendig for å oppnå formålet.
  • Opplysningene skal kun benyttes for det konkrete formålet, og ikke lagres lenger enn det som er nødvendig eller pålagt.

 

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger?

Sommerfjordskolen er en frivillig tjeneste som tilbys av kommunen. Sandefjord kommune har en berettiget interesse av å behandle personopplysninger for påmelding og tildeling av plass, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Når du melder på ditt barn, vil dette være en bekreftelse på at du ikke motsetter deg behandlingen.

Personopplysningsloven og personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.

Regelverk for behandling av personopplysninger:

Hvem er behandlingsansvarlig?

Rådmannen i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger. Den som til enhver tid besitter stillingen «Kommunalsjef for skole, barn og unge», er behandlingsansvarlig på vegne av Rådmannen.

Hvor henter vi opplysninger fra?

Du oppgir nødvendige opplysninger om deg og ditt barn ved påmelding til Sommerfjordskolen. Vi innhenter ikke informasjon fra andre kilder.

Hvilke personopplysninger behandler vi?

  • Ditt barns navn, fødselsår, skole og klassetrinn
  • Kontaktperson(er) med navn, e-post og telefonnummer

Informasjon: Hva regnes som personopplysninger, datatilsynet

Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?

Vi deler opplysningene fra påmeldingsskjemaet med våre eksterne kursarrangører. Hver arrangør får kun tilgang til opplysninger om deltakere på sitt eget kurs. 

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer dine og ditt barns personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig ut fra formålet personopplysningene ble samlet inn for. Dine og ditt barns personopplysninger slettes fra kommunens datasystemer senest 30 dager etter at Sommerfjordskolens er avsluttet i uke 33 2021. Eksterne kursarrangører plikter også å slette alle personopplysninger tilknyttet kursene senest 30 dager etter at Sommerfjordskolen er avsluttet.

Personopplysninger som vi behandler på bakgrunn av samtykke, vil bli slettet før nevnte tidspunkt, dersom samtykket trekkes tilbake eller formålet med behandlingen er oppnådd.

Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, tilgangs- og adgangskontroll samt gjennom gode databehandleravtaler. I tillegg gjennomgår ansatte jevnlig opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles.

Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at

  • uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
  • opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for dem
  • opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert

Hvor lagres personopplysningene dine?

Personopplysninger om ditt barn og deg som foresatt lagres innenfor EU/EØS i henhold til GDPR.

Dine rettigheter

Datatilsynets sider har informasjon om rettigheter du har etter personvernreglementet når opplysninger om deg eller ditt barn samles inn og brukes: Datatilsynet – den registrertes rettigheter

Rett til å få korrigert uriktige personopplysninger

  • Dersom våre opplysninger om deg og/eller ditt barn ikke er riktige, har du rett til å få korrigert disse. Det gjelder også dersom vi ikke har fullstendige opplysninger om deg og/eller ditt barn. Dette gjør du ved å kontakte Sommerfjordskolen.
  • Rett til å få slettet personopplysninger
  • Du kan ha rett til å få slettet opplysningene om deg selv eller ditt barn.
  • Rett til innsyn

Som foresatt har du rett til å be om innsyn i ditt barns personopplysninger. Begge foreldre har som hovedregel rett til å få innsyn i egne barns registrerte opplysninger. Dette gjelder også dersom foreldrene bor hver for seg og begge har foreldreansvar.

Du finner informasjon om rettet til innsyn på Datatilsynets sider:

Rett til innsyn. Du har rett til å få informasjon om:

  • hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
  • hvor disse er hentet fra til hvilke formål og oppgaver de blir brukt
  • hvor lenge opplysningene skal lagres
  • hvem opplysningene har blitt gitt videre til (dersom opplysningene har blitt gitt videre til noen andre)

For å få innsyn kontakter du Sommerfjordskolen. Du kan be om få en kopi av opplysningene som er registrert.

Klage til Datatilsynet

Du kan klage til Datatilsynet hvis du ikke er fornøyd med hvordan vi behandler dine personopplysninger eller du mener behandlingen strider med personvernreglene. Du finner informasjon om dette på Datatilsynets sider: Klage til Datatilsynet